01
Drei Prinzipien, die alles tragen
Bevor du den Prozess lernst, verinnerliche diese drei Regeln. Sie sind der Unterschied zwischen einem CV-Versender und einem Berater, den Firmen anrufen.
Entscheider, nicht HR
Wir rufen Inhaber, Mandatsleiter oder CFO an — die Person, die den Schmerz der offenen Stelle spürt und in entgangenem Umsatz rechnet. Namen findest du via zefix.ch, Team-Seite oder TREUHAND|SUISSE-Verzeichnis.
Kein Dossier ohne Commitment
Das anonymisierte Kurzprofil (½ Seite) ist der Teaser. Das volle Dossier gibt es nur auf aktive Anforderung — dann mit AGB im Anhang. Der Name ist unsere Währung.
Follow-up im Call vereinbaren
Nie kalt nachfassen. Der Termin wird im Gespräch fixiert («ich rufe Freitag durch») und sofort als Bullhorn-Task eingetragen. So rufst du nie als Bittsteller an — sondern «wie besprochen».
02
Der Prozess: Firma zuerst, dann Kandidat
Zehn Schritte von der Stelle bis zum Placement. Fahre mit der Maus über einen Schritt (oder tippe darauf) — unten siehst du genau, was zu tun ist und welchen Status du in Bullhorn setzt.
Tipp: Mit ← → auf der Tastatur durch die Schritte blättern.
03
Der Vorab-Call: dein wichtigstes Werkzeug
Ziel jedes Calls: ein qualifiziertes JA («zeigen Sie mir das») oder ein qualifiziertes NEIN mit Information fürs CRM. Beides ist ein Gewinn — nur Schweigen ist eine Niederlage.
1 ·Öffnung (15 Sekunden, dann Frage)
«Grüezi Herr Muster, [Name] von Pantr in Zug. Ich bin spezialisiert auf Finanz- und Treuhandpersonal in der Deutschschweiz. Ich sage Ihnen kurz, warum ich anrufe, und Sie sagen mir, ob's relevant ist — fair?»
Nische je nach Kandidat anpassen: Treuhand, Accounting, Controlling, Wirtschaftsprüfung.
2 ·Profil anteasern + qualifizieren
«Sie haben gerade die Stelle als [Senior Accountant / Group Controller / Mandatsleiter] ausgeschrieben — ich habe die Ausschreibung heute früh gesehen. Ich habe genau für dieses Profil eine Kandidatin exklusiv bei mir: [1 Satz Kurzprofil], wechselwillig, verfügbar per [Datum]. Bevor ich Ihnen etwas schicke: Wie starten Sie in den Prozess — schon Gespräche geplant?»
Der Aufhänger ist nicht «wie lange offen», sondern «ich habe den passenden, wechselwilligen Menschen schon in der Hand». Erst nach ihrem Stand fragen, dann anbieten — das dreht die Rollen: du qualifizierst sie.
3 ·Einwand «Wir besetzen selbst» — zustimmen, nicht argumentieren
«Absolut nachvollziehbar, und das sollen Sie auch. Eine Frage trotzdem: Wenn ich Ihnen jemanden bringe, der fachlich passt, wechselwillig ist und in [Datum] anfangen kann — ist Ihnen dann lieber, die Position in zwei Wochen sauber besetzt zu haben, oder erst in drei Monaten über die eigene Ausschreibung? Beides ist okay — ich will nur wissen, ob Tempo für Sie ein Vorteil ist.»
Nicht mit «Stelle ist lange offen» argumentieren (oft frisch inseriert). Der Hebel ist: fertiger, wechselwilliger Kandidat = sofort besetzbar. Dann die Rückfalloption statt Dossier:
«Mein Vorschlag: Sie fahren Ihren Prozess wie geplant. Ich schicke Ihnen ein anonymisiertes Kurzprofil — halbe Seite, keine Verpflichtung. Liefert Ihr eigener Prozess: super. Wenn nicht, haben Sie meine Kandidatin schon auf dem Tisch und verlieren keine Zeit. Einverstanden?»
4 ·Bei Interesse: Abschluss + Follow-up fixieren
«Ich schicke Ihnen das Dossier heute zu — inklusive unserer Konditionen, ganz transparent: Honorar nur bei Anstellung, mit Erfolgsgarantie. Schaffen Sie es bis Donnerstag, reinzuschauen? Dann rufe ich Freitag kurz durch.»
Dossier immer per E-Mail mit AGB im Anhang + Satz: «Mit der Einladung zum Interview gelten unsere beiliegenden Bedingungen als akzeptiert.»
04
Einwandbehandlung: jede Antwort ist eine Tür
Einwände sind keine Abfuhr — sie sind der Moment, in dem das echte Gespräch beginnt. Wir arbeiten nach dem Prinzip der Verkaufskybernetik: nie dagegenreden. Erst bestätigen, dann mit einer Frage die Richtung drehen — der Kunde soll sich selbst überzeugen.
1Bestätigen — dem Einwand die Spannung nehmen («Verstehe ich.»)
2Isolieren — «Mal angenommen, das wäre gelöst …»
3Mit Frage drehen — der Kunde zieht den Schluss selbst
Wir besetzen lieber selbst
Bestätigen + isolieren + Frage: «Verstehe ich, und das sollen Sie auch. Mal angenommen, Sie hätten die passende, wechselwillige Person schon heute auf dem Tisch — wäre es Ihnen lieber, in zwei Wochen sauber besetzt zu sein, oder erst in drei Monaten? Ich nehme Ihnen die Suche ab, nicht die Entscheidung.»
Wir wollen noch abwarten
Nicht drängen — die Realität der Kandidatin spiegeln: «Kann ich nachvollziehen. Nur zur Fairness Ihnen gegenüber: Meine Kandidatin ist jetzt wechselwillig und aktiv im Markt. Erfahrungsgemäss ist so jemand in drei, vier Wochen vom Tisch — sie hat oft mehrere Prozesse. Wollen Sie sie kennenlernen, solange sie verfügbar ist, oder soll ich mich melden, falls sie in vier Wochen noch frei ist?»
Wenn «dann ist es halt so» kommt: nicht kämpfen. «Völlig in Ordnung. Dann halte ich es so: Ich schicke Ihnen das anonyme Kurzprofil, Sie haben es im Haus. Wenn Ihr Timing reift und sie noch frei ist — ein Anruf genügt.» → Tür bleibt offen, CRM-Eintrag mit Wiedervorlage.
Schicken Sie es ans HR / Portal
«Mach ich gerne fürs Dossier. Aber ob das Profil fachlich passt, können nur Sie beurteilen — deshalb zuerst Sie: Passt grundsätzlich, wenn ich sage … [1 Satz Profil]?» — Fachliches Ja vom Entscheider holen, bevor das Dossier in der Ablage verschwindet.
Wir haben schon genug Bewerbungen
«Das glaube ich — auf so eine Stelle bewerben sich viele. Genau das ist der Punkt: Sie haben Bewerber, ich habe eine Wechselwillige, die Sie sonst nie sehen, weil sie sich gar nicht aktiv bewirbt. Die Frage ist nicht Menge, sondern: Ist die Beste dabei? Eine halbe Seite, dann wissen Sie's.»
Zu teuer / keine Vermittlerhonorare
Nicht rabattieren — Wert und Risiko umdrehen: «Verstehe ich. Sehen wir's mal von der anderen Seite: Sie zahlen nur, wenn Sie einstellen — und dann jemanden, der bleibt, sonst Geld zurück. Was kostet Sie eigentlich die falsche Person, die Sie selbst finden und nach vier Monaten wieder verlieren? Genau dieses Risiko trage ich, nicht Sie.»
Können Sie mit dem Honorar runter?
Preis halten, Wert betonen: «Ich verstehe, dass Sie fragen. Mein Honorar spiegelt, dass Sie eine handverlesene, exklusiv geprüfte Person bekommen — keine CV-Flut. Wenn ich beim Preis nachgebe, gebe ich bei der Sorgfalt nach, und das will keiner von uns. Fair ist: voller Einsatz, volles Ergebnis, Geld nur bei Erfolg.»
Schlechte Erfahrungen mit Vermittlern
Ein Geschenk: «Was ist damals passiert?» Zuhören, dann abgrenzen: «Genau deshalb arbeite ich anders — spezialisierte Boutique, jeder Kandidat persönlich gesprochen, keine Massen-CVs, volle Transparenz bei den Konditionen. Geben Sie mir eine halbe Seite, um das zu beweisen?»
Kein Bedarf / schon besetzt
«Gratuliere, sauber gelöst! Zwei kurze Fragen für meine Notizen: Wie lange hat's gedauert — und was steht personell in den nächsten 6–12 Monaten an?» — 60 Sekunden → qualifizierter CRM-Eintrag + Anlass für den nächsten Kontakt.
05
Timing & Messen: Disziplin schlägt Talent
Der Prozess funktioniert nur, wenn er gemessen wird. Drei Zahlen pro Woche — mehr braucht es nicht.
Timing & Erreichbarkeit
Calling-Blöcke: 2× täglich 45–60 Min. zu Inhaber-Zeiten — 7:45–8:30 (vor Mandatsterminen, Inhaber nimmt selbst ab) und 17:00–18:00.
Max. 2 Anrufversuche, dann kurze E-Mail direkt an die Person: «Zweimal versucht, Sie zu erreichen — es geht um Ihre Mandatsleiter-Vakanz. Kurzprofil anbei, ich rufe Donnerstag 8:00 nochmals an.»
041-Nummer anzeigen (Winet): lokale Vorwahl wird von Zentralschweizer KMU besser abgenommen als unterdrückte oder 044-Nummern.
Messen in Bullhorn
KPI 1Erreichte Entscheider pro Calling-Block
KPI 2Kurzprofil- / Dossier-Zusagen pro erreichtem Entscheider
KPI 3Interviews pro versendetem Dossier · Baseline: 10 %
Erwartung: weniger versendete Dossiers, aber deutlich höhere Trefferquote. 4 Wochen sauber messen — dann sprechen die Zahlen, nicht das Bauchgefühl.